Od 15 lat pracuję z zespołami zdalnymi i prowadzę wirtualne sesje szkoleniowe. Oto moje 12 najlepszych strategii dla osób poufnych w zarządzaniu pracownikami zdalnymi.
Zacznij uczyć się wszystkiego, co musisz wiedzieć o pracy zdalnej.
Zarządzam zdalnymi pracownikami i prowadzę wirtualne sesje szkoleniowe od 15 lat (kiedy faksy były czymś!). W swojej karierze uczyłem również strategii komunikacji wirtualnej firmom z listy Fortune 500 i startupom.
Przez ostatnią dekadę miałem szczęście przemawiać na scenach SXSW, MIT i CES. A ponad 30 milionów studentów obejrzało moje wirtualne samouczki na YouTube.
Teraz chcę podzielić się moją długo oczekiwaną listą 12 strategii, których używam do zarządzania zdalnymi pracownikami .
W każdym odnoszącym sukcesy zespole zdalnym w grę wchodzą różne strategie.
Po udziale w tysiącach rozmów wideo mogę śmiało powiedzieć, że widziałem działka niezręczne. Oto kilka niezręcznych momentów wideo, dzięki uprzejmości Ellen:
Rozmowy wideo mogą być niezręczne, ale nie muszą! Oto niezręczne momenty, których powinieneś unikać.
Niezręczność może się zdarzyć, gdy nie wiesz, co powiedzieć lub zrobić w ciągu pierwszych kilku sekund. Gorąco polecam stosowanie standardowego powitania, którego używasz podczas wszystkich połączeń. Zauważysz na przykład, że na prawie wszystkich moich filmach na YouTube, relacjach na Instagramie i przesłanych na Facebooku zaczynam od tego samego wyrażenia:
Witam, witajcie przyjaciele!
Czemu? Stworzyłem to z konieczności! Ciągle potykałem się o mój otwieracz, a potem mówiłem coś głupiego w stylu: Cześć wszyscy! …ugh, dlaczego to powiedziałem!?
Oto moje ulubione:
Wskazówka dla profesjonalistów: NIE przyzwyczajaj się do mówienia Dzień dobry lub Dzień dobry, ponieważ po całym dniu wideorozmów łatwo się pomylić ORAZ często masz ludzi w różnych strefach czasowych.
Kolejna niezręczna rzecz dzieje się, gdy po prostu nie jesteś pewien, co zrobić z rękami. Czy powinieneś mieć je widoczne? Poruszający? Czy powinieneś dotknąć swojej twarzy? Oto moje wskazówki:
Obejrzyj mój wykład TED, aby uzyskać pełne wyjaśnienie:
Zauważyłem, że w pierwszych kilku minutach filmu zawsze pojawia się mnóstwo technicznych usterek i zapewnień.
Widzisz mnie?
Czy mnie słyszysz?
To strata! Gorąco polecam, po pierwszym powitaniu, być proaktywnym i powiedzieć coś takiego:
Widzę cię i doskonale słyszę!
Albo widzę Cię doskonale, ale nie słyszę. Wypróbuj przycisk w lewym dolnym rogu mikrofonu.
Przyspieszy to ten proces i uspokoi wszystkich.
Kolejną niezręczną rzeczą, która dzieje się podczas rozmów wideo i telefonicznych, jest to, że wszyscy domyślnie otrzymują złe wieści.
Och, te wiadomości są okropne!
Pogoda jest kiepska!
To było takie stresujące.
Jestem zalany.
Uważam, że wiele z nich to po prostu domyślne otwieracze. Dlatego musisz zacząć od pozytywnego otwieracza. Próbować:
Coś ekscytującego dzieje się w Twoim świecie?
Powiedz mi coś dobrego.
Coś fajnego dzieje się w ten weekend / ostatni weekend?
W ten sposób rozpoczynam KAŻDY POJEDYNCZY CZAT WIDEO. I natychmiast pomaga ogrzać Twoich pracowników i zbudować więź!
Chcesz więcej sposobów budować zaufanie w Twoich rozmowach wideo? Czytaj więcej:
15 sposobów na natychmiastowe ulepszenie połączeń wideo
Zarządzanie pracownikami zdalnymi może być trudne, jeśli nie określisz wcześniej oczekiwań.
Dlatego ważne jest, aby ustawić je jak najwcześniej. Jak wcześnie?
Jeszcze zanim pracownicy zostaną zatrudnieni!
Na przykład daję nowo zatrudnionym pracownikom konkretną umowę, którą muszą podpisać i na którą muszą się zgodzić przed rozpoczęciem pracy:
Dzięki temu zarówno moje oczekiwania wobec pracownika, jak i oczekiwania mojego pracownika wobec naszej firmy są w 100% przejrzyste.
W przypadku, gdy mój pracownik lub ja musimy ponownie sprawdzić lub zweryfikować szczegóły, takie jak urlop wypoczynkowy lub świadczenia pracownicze, zawsze istnieje umowa, do której możemy się odwołać!
A ustalanie oczekiwań sięga jeszcze głębiej. Wszyscy członkowie mojego zespołu ustalają własne terminy, śledzą je za pomocą odpowiednich narzędzi (patrz Wskazówka nr 7 ) i rozliczają się nawzajem z ich dokończenia. Komunikujemy się również raz lub dwa razy w tygodniu za pośrednictwem rozmów wideo i mamy określone plany dla każdej rozmowy.
Oto konkretne oczekiwania, które powinieneś ustalić ze swoim zdalnym zespołem:
Jeśli więc Twój zespół nie dotrzymuje terminów, czujesz, że przepływ pracy może przebiegać płynniej lub są jakieś niejasności, oto 3 rzeczy, które możesz zrobić, aby ustalić jasne oczekiwania z kolegami z zespołu:
Pamiętać…
Sekretem ustalenia jasnych oczekiwań jest przekazanie ich zespołowi.
Nie możesz oczekiwać, że ktoś przeczyta ci w myślach, więc dlaczego zostawiać to przypadkowi? Bycie dokładnym i jasnym jest ważnym aspektem wirtualnego szkolenia. Dowiedz się więcej o tym, jak zapewnić przejrzystość komunikacji w moim zespole wirtualnym:
Jak zbudować silny zespół wirtualny w 7 krokach
Teraz przejdźmy dalej…
Zatrudnianie nowych pracowników to duży krok i łatwo się pogubić i nie wiedzieć, co robić. Na szczęście opracowałem przewodnik krok po kroku dotyczący wdrażania zdalnych pracowników.
Oto prosta lista kontrolna, którą możesz wykonać, aby zapewnić płynne przejście pracowników zdalnych:
Jedną z najtrudniejszych rzeczy w zarządzaniu zdalnymi pracownikami jest brak przypadkowego podsycenia społecznego. Nie masz przejażdżek windą, przerw na kawę, parkingów, pomieszczeń socjalnych i stołów konferencyjnych.
Niezbędne jest zarezerwowanie czasu na utrzymanie socjalne. Liczą się one bardziej niż myślisz:
Porozmawiajmy o chwale. Oto trochę odlotowej nauki:
W 1998, naukowcy z Uniwersytetu Columbia Columbia przeprowadził badania 412 piątoklasistów w wieku od 10 do 12 lat; zostali przydzieleni do trudnych testów i podzieleni na dwie grupy:
Wynik? Grupa chwalona za ciężką pracę powiedziała, że bardziej podobało im się wykonanie trudnego testu.
Ponadto, po otrzymaniu negatywnej opinii, ciężko pracująca grupa była bardziej wytrwała w odpowiadaniu na pytania i 3 razy bardziej zainteresowana nauką nowych strategii rozwiązywania problemów!
Sprawdź tego najlepszego dziennikarza pochwalnego, który Bob Woodward otrzymał od swojego szefa:
A oto rzecz…
To badanie dotyczy również dorosłych.
Kiedy jesteśmy chwaleni za nasz spryt i inteligencję, możemy wybrać łatwą drogę, by wyglądać na mądrzejszych od nas.
To jest duży problem. Pracownicy powinni nieustannie dążyć do poprawy i nie powinni odchodzić od trudnych problemów, aby nie wyglądać źle.
Zamiast tego chwal wysiłki pracowników. Wypróbuj jeden z tych komplementów, gdy następnym razem będziesz chciał pochwalić swojego zdalnego pracownika:
Skąd wiesz, czy Twoi zdalni pracownicy aktywnie współpracują ze sobą?
Jednym ze sposobów, w jaki możemy uszczęśliwiać siebie i czuć się bardziej spełnionymi w miejscu pracy, jest budowanie przyjaźni z ludźmi, którzy z nami pracują, pracują dla nas, a nawet z naszym szefem.
- Annie Mckee , znawca szczęścia i autor Jak być szczęśliwym w pracy
Jeśli jest to mały zdalny zespół (pomyśl: pół tuzina pracowników lub mniej), podczas spotkań zespołu spróbuj zadać małe pytanie, aby poznać swoich pracowników na bardziej osobistym poziomie. Wypróbuj jeden z naszych wirtualne spotkanie lodołamacze !
Jedną z rzeczy, które uwielbiam robić na początku moich rozmów w zespole, jest wyrzucanie jednego z tych 36 głębokich pytań aby lepiej poznać moich pracowników:
Pytanie | Uwagi |
---|---|
Jaka jest jedna rzecz, której zawsze chciałeś spróbować, ale nigdy nie próbowałeś? Dlaczego jeszcze tego nie zrobiłeś? | UWIELBIAM to pytanie. Zawsze mnie to zaskakuje. Zadaję to pytanie również w kółko ludziom, których kocham, ponieważ ich odpowiedzi się zmieniają! Nigdy nie wiesz, co możesz o kimś odkryć. |
Co było do tej pory najważniejszym wydarzeniem Twojego roku? | Pomaga ustawić wezwanie do sukcesu, gdy zaczynasz od pozytywów. To pytanie to świetny sposób, aby ludzie zaczęli myśleć i wspominać, co jest dobre. |
Teraz, jeśli zarządzasz średnim lub dużym zespołem zdalnym (pomyśl: tuzin lub więcej), możesz wypróbować inne podejście.
Pamiętaj: zarządzanie pracownikami zdalnymi to nie tylko biznes. Budowanie relacji społecznych w miejscu pracy to coś, na co czekam każdego tygodnia! Łączenie się z pracownikami to świetny sposób nie tylko na budowanie zaufania, ale także na budowanie sieci online. Sprawdź nasz poradnik, jak wykorzystać Internet do budowy swojej sieci:
10 gwarantowanych wskazówek, jak zostać internetowym profesjonalistą w dziedzinie sieci
Posiadanie zdalnego zespołu jest jak zarządzanie relacją na odległość.
Dawno temu jeden z moich pracowników zadał pytanie. To było trochę przypadkowe:
Jakiego koloru powinien być ten obraz?
To proste pytanie, na które można odpowiedzieć w 5 sekund.
Ale on wysłałem to przez e-mail .
Więc odpowiedziałem na jego pytanie… Niebieski wydaje się ładny. Ale problem polega na tym, że odpowiedziałem w nocy… 4 godziny po wysłaniu e-maila. To sprawiło, że czekał na moją odpowiedź i nie zagłębiał się w głębszą pracę.
Potem nauczyłem się na własnej skórze. Musiałem skonfigurować odpowiednie kanały komunikacji dla mojego pracownicy pracujący z domu .
Przypisz narzędzia komunikacyjne na podstawie zadania.
Czat wideo jest świetny, ale są chwile, kiedy inne metody komunikacji są lepsze. Oto nasze praktyczne zasady:
Jakie są Twoje preferowane kanały komunikacji? Skonfiguruj je ze swoim zespołem i miej jasne oczekiwania dotyczące sposobu komunikowania się.
Rozmowa wideo po rozmowie wideo po rozmowie telefonicznej może być niezwykle żmudna. Po 4 godzinach wirtualnej komunikacji bardzo trudno jest zwrócić uwagę! Nasze mózgi po prostu nie są zaprojektowane tak, aby pozostawały zaangażowane bez osobistych dotknięć, uśmiechów, machnięć i uścisków dłoni.
Musimy bardzo ciężko pracować, aby walczyć z nudą w odległych miejscach pracy.
Jak rozpocząć rozmowy wideo?
Mówisz cześć i pytasz o pogodę?
Jedno słowo — NUDNE!
Czy masz godziny prezentacji slajdów?
Jedno słowo — NUDNE!
Czy masz ten sam plan dnia dzień po dniu?
Jedno słowo — NUDNE!
Kluczem do wspaniałych wirtualnych spotkań z Twoim zespołem jest posiadanie wbudowanych narzędzi zapobiegających znudzeniu.
Oto przykład zabawnego pytania, którego użyłem w zeszłym tygodniu na spotkaniu zespołu:
Jaki masz plan na wypadek apokalipsy zombie?
I to było ŚWIETNE pytanie! Zespół i ja świetnie się bawiliśmy, przekazując nasze odpowiedzi, i mieliśmy większy wgląd we wzajemne osobowości !
Wymyśl nową zabawę rozpoczęcie rozmowy na następną rozmowę wideo! Możesz też sprawdzić naszą listę rozpoczynających konwersację tutaj: Rozmowy na każdą okazję .
Kontrolujesz wszystkie narzędzia, z których korzystają Twoi pracownicy, a Twoim zadaniem jest upewnienie się, że używają właściwych.
Nie dawaj swoim pracownikom młotka, jeśli chcesz, aby ciąć papier.
Jak więc wybrać odpowiednie narzędzia dla swoich pracowników?
Istnieje wiele różnych narzędzi komunikacji. Potrafimy korzystać z oprogramowania, ale możemy również użyć strategii psychologicznych, aby nawiązać więź i pozostać w kontakcie.
Wiedz to o każdym z członków swojego zespołu:
Jak lubisz otrzymywać informacje zwrotne?
Jaki jest twój ulubiony sposób komunikacji?
Introwertycy zazwyczaj lubi otrzymywać informacje zwrotne na piśmie. Chcą to najpierw przetworzyć. Chcą to przemyśleć. Chcą przygotować komentarze. I często wolą e-mail lub czat niż telefon lub wideo.
Ekstrawertycy tęsknię osobiście. Chcą rekolekcji, wirtualnych spotkań i spontanicznych rozmów telefonicznych. Potrzebują innego rodzaju podsycania i meldowania się, niż potrzebują introwertycy.
Ambiwerci sytuują się gdzieś pomiędzy ekstrawertykami a introwertykami. Zawsze powinieneś ich pytać!
Inne rodzaje narzędzi, których powinieneś używać, to narzędzia cyfrowe. Od zarządzania projektami, tworzenia treści, udostępniania plików i rozmów wideo, dostępnych jest mnóstwo narzędzi. Oto kilka naszych ulubionych:
Aby zapoznać się z pełną listą i recenzjami, zapoznaj się z naszym artykułem o narzędziach do komunikacji zdalnej:
15 najlepszych narzędzi komunikacji zespołowej dla firm [2021]
Samotność to epidemia, która coraz szybciej rozprzestrzenia się wśród zdalnych pracowników. Może również powodować wielki niepokój jeśli pozostawione niezaznaczone. W rzeczywistości, według jedno badanie:
20% pracowników zdalnych zmaga się z samotnością.
Więc jak my? zwalczać samotność ?
Jednym z największych czynników przyczyniających się do samotności jest przebywanie w tym samym środowisku.
I nie jest to zaskakujące, ponieważ wielu zdalnych pracowników spędza swoje cały dzień pracy przy komputerze.
Oto, co możesz zrobić, aby zachęcić zdalnych pracowników do zmiany środowiska:
To może cię zaszokować: Według Harvard Business Review burza mózgów w grupach okazała się być mniej produktywny niż sama burza mózgów.
Czemu?
Ponieważ wspólna burza mózgów 4 mózgów nie jest dokładnie 4 razy większa niż moc mózgu.
Kiedy ludzie wspólnie przeprowadzają burzę mózgów, pomysły mają tendencję do nakładania się na siebie i stają się papkowate, a sprawy mogą być mylące.
Jeszcze mniej produktywne jest, gdy ktoś rzuca pomysł, tylko po to, by stracić swoje magiczne Ah-hah! moment, ponieważ twoja uwaga przeniosła się na osobę mówiącą.
Zamiast burzy mózgów w grupach, spróbuj samodzielnie. Jedna świetna metoda burzy mózgów, która obejmuje burzę mózgów w pojedynkę, a następnie udanie się do zespołu po więcej pomysłów na burzę mózgów, nazywa się metodą 6-3-5.
Metoda burzy mózgów działa w przypadku zespołów zdalnych, takich jak:
Notatka: Nie potrzebujesz 6 osób w swoim zespole do burzy mózgów! Możesz mieć tyle lub kilka osób, aby używać tej techniki; po prostu przekaż pomysły, dopóki wszyscy nie będą mieli szansy na wszystko.
Ta metoda jest ŚWIETNA dla zespołów zdalnych, ponieważ nie ma cross talku, a każdy członek jest w stanie w pełni wyrazić swoje pomysły grupie!
W każdym biznesie napotkasz problemy. Dlatego ważne jest, aby budować zaufanie do swoich kolegów z zespołu i współpracować, aby rozwiązać swoje problemy (ale nie tak blisko, jak przyczyna problemy)! Musisz tylko przeprowadzić burzę mózgów…
Skutecznie przeprowadzaj burzę mózgów, stosuj metodę nieprzerwaną.
Bez względu na to, ile razy to robiłeś, prezentowanie się rówieśnikom może być stresujące, wymagające i powodujące pocenie się.
Dla Twoich pracowników może być jeszcze gorzej, zwłaszcza jeśli nie są przyzwyczajeni do prezentacji online.
Jedna sekretna wskazówka, której używam podczas prezentacji online, to stać, a nie siedzieć. Dużym błędem popełnianym przez wielu wirtualnych prezenterów jest siadanie zamiast stania.
Kiedy stoisz, możesz wykorzystać pełny zakres swojego głębokiego oddychania, zwiększając w ten sposób siłę głosu. Będziesz mógł emitować swój głos głośniej i głębiej oraz mieć silniejszą zmienność głosu, gdy staniesz.
Stanie pomaga również naturalnie przyjąć silniejszą postawę, jeśli klatka piersiowa jest uniesiona, a plecy wyprostowane.
Jeśli możesz, spróbuj wykorzystać stojące biurko na swoją korzyść! Jeśli nie masz biurka stojącego, możesz użyć blatu kuchennego lub innej wyższej pozycji, aby umieścić laptopa. Jeśli koniecznie musisz siedzieć, pamiętaj, aby podczas prezentacji trzymać plecy prosto.
Przeczytaj wszystkie nasze wskazówki, aby stworzyć niesamowitą wirtualną prezentację:
12 wskazówek, jak stworzyć niesamowitą prezentację online
Czy raz przeszkoliłeś swoich pracowników i uznałeś, że to wystarczy?
To jeden z największych błędów, jakie popełniają zdalne zespoły. Jeden świetny trening nie jest tak dobry, jak ciągły świetny trening.
Nawet jeśli Twój zdalny zespół rośnie w doświadczenie i liczbę, współczesne branże są przyspieszając w jeszcze szybszym tempie!
Niezwykle trudno nadążyć, zwłaszcza jeśli nie szkolisz pracowników w sposób ciągły.
Nowe, ciągłe szkolenia dla pracowników zdalnych pomagają im stawić czoła nowym wyzwaniom wprowadzanym w terenie.
Na przykład w świecie programowania komputerowego technologia ciągle się zmienia:
Kiedy Twój zdalny zespół będzie nieaktualny?
Aby nadążyć za szybkim tempem, zawsze wprowadzaj innowacje. Steven Jeffes najlepiej ująć:
Innowacja jest nieustającym dążeniem do przełamania status quo i rozwoju na nowo tam, gdzie niewielu odważyło się pójść.
Jakich innych wyzwań doświadczyłeś ze swoim wirtualnym zespołem? Daj mi znać w komentarzach pod spodem!
To jest część naszego przewodnika po pracy zdalnej. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej.Zacznij uczyć się wszystkiego, co musisz wiedzieć o pracy zdalnej.